Die größte Herausforderung ist, nachdem ich viele Beiträge und Kommentare zum Thema papierloses Büro gelesen habe, die Verknüpfung von elektronischen Dokumenten und Dokumenten auf Papier. Weil egal ob es wegen dem Finanzamt oder sonstigen Behörden ist, oder einfach weil man einen Ausweis immer als Ausweis braucht und nicht einfach einscannen und weggeschmissen kann:-) – es gibt immer Schnittpunkte und genau um die geht es mir.
Ein weiteres Problemfeld ist die verwendete Software-Umgebung: weil irgendein tolles Programm verwenden, das alle Dokumente in einem eigenen Format abspeichert, toll verwaltet und übersichtlich durchsuchbar macht, nützt nichts, wenn es das Programm in 20 Jahren nicht mehr gibt und oder keinen Computer auf dem es läuft. Noch toller wird es bei Onlineangeboten, die kostenlos sind und meist so Aussagen wie „Unsere Dienste können wir jederzeit ohne Angabe von Gründen einstellen“ beinhalten.

Viele Lösungen landen bei folgendem: Dokumente werden eingescannt, per OCR in Text Umgewandelt und dann beides Zusammen als durchsuchbares PDF abgespeichert. Wo ist dabei noch nicht geklärt. Ob man eine eigene Dateisystem-Ordnerstruktur verwendet oder ein DMS-Programm verwendet, hängt dann von den eigenen Anforderungen ab. Vor allem beim Thema DMS kann auch das Geld eine Rolle spielen.
Es gibt verschiedene tolle Lösungen, die aber entweder teuer sind oder z.B. beim Thema Datenschutz für mindestens Gedanken darüber sorgen, wenn nicht große Bedenken auslösen:
Da wäre die Lösung alles scannen und in Evernote speichern. Das ist wohl die schnellste, einfachste und günstigste Lösung: man kann einfach mit dem Handy „scannen“, hoch laden und fertig. Von jedem Ort und zu jeder Zeit hat man Zugriff auf seine Daten und wenn es nicht zu viel werden (60Mb Upload pro Monat?) auch ganz kostenlos.
Eine weitere Lösung, die ähnlich ist, bietet seit einigen Wochen www.smarchive.de an. Allerdings befindet sich der Dienst im Betatest und bietet leider nur sehr begrenzte Möglichkeiten. Auf Anfrage nach einer Version zur Installation auf dem eigenen Server, bekam ich die Antwort, dass es das nicht geben wird, da die Texterkennung und automatische Sortierung auf einer Funktion beruht, die Daten aller(!) Nutzer benutzt. Also eine lernende Texterkennungsfunktion, wenn man so sagen will.
Zitat:

Ich kann Deine Bedenken, eigene Dokumente in die „Macht“ eines fremden Anbieters zu geben gut verstehen. Ich kann Dir versprechen, dass wir alles getan haben und auch weiterhin alles tun werden, dass Deine Daten bei uns sicher und redundant abgelegt sind. Wir wollen in Zukunft eine Desktop-App rausbringen, die alle Daten auch lokal in einer Datenbank ablegt und synchronisiert. Somit bist du selbst Herr Deiner Daten 🙂

Eine komplett eigenständige Version für den eigenen Server werden wir in nächster Zeit nicht anbieten. Unsere Semantik-Software lernt ja über die Benutzermasse hinzu. Eine separate Installation würde genau diesen großen Komfortgewinn zunichte machen. Unser Ansatz ist ja Dokumentenmanagement für Privatpersonen so einfach wie möglich zu machen! 😉


Außerdem werden einige Daten einfach nicht importiert (keine Meldung warum), der Import ist außerdem auf PDF begrenzt.
Bei den hochgeladenen Dokumenten fehlen auch unbedingt Kommentar/eigene Titel-Felder. Z.B. habe ich eine Anleitung hochgeladen und kann aber nirgendwo eingeben, wovon das eine Anleitung ist. Vorgesehen ist nur ein Absender. Bei Verträgen oder Rechnungen gibt es mehrere Textfelder die teilweise auch automatisch erkannt werden. Also im Großen und Ganzen eine gute Idee.
Ein ähnliches Konzept verfolgt fileee, welches allerdings noch nicht getestet werden konnte, da ich noch keine Beta-Einladung bekomme. Schau es dir doch auch mal an.

Ich habe mich entschieden ein DMS zu verwenden, das auf einem Webserver mit PHP läuft. Meine Hoffnung ist, dass es Webserver noch lange geben wird…Und natürlich das Projekt www.letodms.com
Bevor ich beginnt, muss ich erst einmal klären, wie ich das ganze sortieren will. Also welche Themen / Unterthemen/Ordner ich verwenden möchte. Dzu mache ich jetzt erstmals eine Mind-Map. Dazu habe ich verschiedene Programme installiert und Teste die mal. Als erstes sind die Programme von yWorks dran. Auf der Homepage gibt es einige vielversprechende Beispiele.

Weiter dann im 2. Teil.

(Bildquelle: organized chaos von schnaars)