Die Geschichte ging natürlich weiter, auch wenn ich nicht mehr darüber geschrieben habe…

Es gab einige Änderungen und vieles ist noch in Arbeit, so dass dieser Artikel noch öfter überarbeitet werden wird, aber trotzdem hier mal der Zwischenstand:

Technische Umsetzung

Ich brauche also zur technischen Umsetzung folgendes:

  • NAS-System
  • Dokumenten-Scanner / Flachbrett-Scanner
  • DMS-Software
  • Scanworkflow
  • Ablagesystem von gescannten Dokumenten, die noch als Papier benötigt werden
  • viel Zeit 🙂

Die Reihenfolge der Punkte ist eher zufällig, da ich in der Planung anders vorgegangen bin:

Mein erster Punkt war ja, dass das System auf meiner eigenen Hardware laufen muss. Da ich schon eine Synology Diskstation besitze, war es naheliegend diese auch zu benutzen.
Also musste im Idealfall DMS-Software und Scanner an der DS (Diskstation) funktionieren..

Und genau hier gab es jetzt das letzte halbe Jahr leider keinen Fortschritt: zwar gibt es einige Multifunktionsgeräte, die von der Diskstation unterstützt werden, aber ich war mit meinem Drucker sehr zufrieden.
Der Versuch einen Scanner über sane einzubinden, funktionierte leider nicht wie gewünscht: ich konnte zwar einmal über das Netzwerk scannen, danach musste ich aber erst die Diskstation neu starten bevor ich ein weitere Dokumente scannen konnte, irgend ein Bus-Fehler auf der DS… Also war das ganze nicht so effektiv.

Schlussendlich beschloss ich den Scanner am PC zu lassen und dort eben mit Linux oder Windows zu scannen.

Als Software auf der DS wollte ich ja LetoDMS einrichten, was auch soweit gut geklappt hat (Super Anleitung) aber mittlerweile heißt das System SeedDMS und das Update klappe leider nicht wie gewünscht.

LetoDMS 3.4 habe ich mit den Kategorien, wie im letzten Beitrag geschrieben, eingerichtet und auch angefangen, die ersten Dokumente einzustellen. Solange man mehrere Ähnliche Dokumente hat, die z.B. in die selbe Kategorie gehören, klappt das recht flott. Der anschließende Fulltextindex auf der DS braucht aber je nach Textumfang der PDFs ein bisschen.

Was nun noch fehlt ist ein Upload-Skript, das auf der Diskstation ein definiertes Verzeichnis alle 10 Minuten nach neuen Dateien durchsucht und diese dann in einen LetoDMS (SeedDMS)-Import-Ordner importiert(alle Dokumente sind in LetoDMS in Ordner einsortiert, können dann zusätzlich Kategorien, Stichworte und Bemerkungen bekommen). Das hätte den Vorteil, dass ich Dokumente nicht über den Browser hoch laden müsste, sondern nur manchmal den Import-Ordner in LetoDMS überprüfen und die Dokumente neu sortieren. Beim Scannen würde ich dann natürlich als Speicherpfad einen entsprechenden Netzwerkpfad angeben.

Zur Erstellung eines solchen Skripts muss ich mich noch mit Shellprogrammierung auf der DS beschäftigen (Verzeichnisinhalte durchsuchen und gefundene Dateien an ein PHP-Skript übergeben), was leider momentan noch nicht weit vorangeschritten ist. Zwar habe ich erste Fortschritte gemacht beim Einlesen von Dateipfaden in Variablen, aber die Weitergabe an das PHP-Skript mit den benötigten Optionen scheitert noch (mehr dazu vielleicht später)

Das ganze nochmal als grafische Überlegung (work in progress):

technische Umsetzung