Projekt: Ordnung im Papier-Chaos – Linksammlung

Projekt: Ordnung im Papier-Chaos – Linksammlung

Linksammlung

Eine kleine Linksammlung zum Thema (sehr unvollständig)

So bringen Sie Ordnung in Ihr Papierchaos

Ordnung im Papierchaos (das ist irgendwie ziemlich das Gleiche… da hat wohl jemand Copy & Past gemacht…

optimus24 – ein Komplettsystem zum bestellen. Ob da nun die Ordner dabei sind oder nicht ist mir nicht klar geworden. Für 59 Euro nett. Vielleicht sollte ich mein Konzept auch verkaufen? 🙂

Viele Ideen gibt es auch auf Die Ordnungsprofis.

lustiges Video zum Thema Aufschieben / nicht das tun, was man tun sollte: Procrastination

Privat-Ablage-System nach Quell-Kategorien auf Wikibooks.org. Dort gibt es wahrscheinlich noch mehr Texte zum Thema.

Ordnung auf der Festplatte Ein paar Ideen zum benennen von Dateien

Wird fortgesetzt. Vorschläge gerne in den Kommentaren.

Projekt: Ordnung im Papier-Chaos – Teil 2

Projekt: Ordnung im Papier-Chaos – Teil 2

Mindmaps

Im letzten Teil wollte ich verschiedene Mindmapping-Programme
nennen. Das ist aber irgendwie untergegangen…

Da ich mit Linux arbeite, werde ich hier nur solche Programme vorstellen, die es (auch) für Linux gibt. In meinem Fall mussten sie auf einem Xubuntu 11.10 laufen können.

Der yED ist ein super Programm um Diagramme und Schaubilder zu erstellen. Das Beste ist, dass man dort die Diagramme einfach automatisch sortieren kann. Wenn man z.B. einen Ablaufplan irgendwie erstellt hat ohne auf eine bestimmte Form zu achten und kann dieser in verschiedener Art Ordnen lassen. Das ist super, wenn man mehrere zusammenhängende Beziehungen darstellen möchte. Für mich war das Programm aber zu Umfangreich und die Einarbeitung hätte wohl zu lange gedauert. Mir ging es ja nur um die Veranschaulichung meiner Themen, die ich in dem neuen Ordnungssystem unterbringen möchte.

Die großen und wahrscheinlich bekannten Programme sind freemind und der Fork Freeplane. Beide Programme sind natürlich sehr ähnlich aufgebaut und leider ebenso wie yEd für meine Zwecke viel zu umfangreich. Natürlich reizt mich das auch so ein umfangreiches Programm zu nutzen, aber irgendwie fehlt mir die Lust dazu.

Ich weiß gar nicht mehr auf welcher Seite oder ob das in der Ubuntu Softwareverwaltung war (Stichwort mindmap), aber ich habe VYM gefunden. View Your Mind ist ein kleines, feines Programm, das trotz seiner Schlichtheit erstaunliches kann. Ein größerer Nachteil ist allerdings, dass die grafische Darstellung der erstellten Mindmaps im Vergleich zu den oberen Programmen sehr stark eingeschränkt ist. Was aber schon allein super ist (auch wenn ich es bisher nicht brauchte) ist die Verknüpfung lokaler Dateien (auch Weblinks etc.) mit einem Zweig. Wenn man das ganze ein bisschen ausbaut, könnte man sogar damit ein Dokumentenmanagment erstellen!

Eine weitere List für Programme unter Ubuntu gibt es im Ubuntuusers-Wiki

Mit VYM habe ich jetzt eine Themensammlung erstellt, die noch völlig unvollständig ist, aber trotzdem hier mal gezeigt wird:

Jetzt geht es für mich darum zu klären welche Themen noch fehlen, welche doppelt zugeordnet werden können (das sind bisher die Fragezeichen) und wie ich das Problem elektronische Ablage / reale Ablage verbinde. Mir sind da schon ein paar Ideen gekommen. Dazu aber beim nächsten mal mehr.

Außerdem beschäftige ich mich mit der technischen Umsetzung, die aber erst dann fertig erstellt werden kann, wenn der Ablauf klar ist. Auch dazu habe ich ein Mindmap erstellt, das aber noch zu unvollständig ist um es hier zu präsentieren 🙂

Facebook – Datenauskunft

Facebook – Datenauskunft

Nur eine ganz kurze Meldung:
Hier wird beschrieben, wie man seine Facebook-Daten vollständig anfordern kann. Also nicht nur den Download der eigenen Daten, sondern auch die, die Facebook selber sammelt und anlegt, ohne dass ich ein Gefällt mir geklickt habe.

Projekt: Ordnung im Papier-Chaos – Teil 1

Projekt: Ordnung im Papier-Chaos – Teil 1

Die größte Herausforderung ist, nachdem ich viele Beiträge und Kommentare zum Thema papierloses Büro gelesen habe, die Verknüpfung von elektronischen Dokumenten und Dokumenten auf Papier. Weil egal ob es wegen dem Finanzamt oder sonstigen Behörden ist, oder einfach weil man einen Ausweis immer als Ausweis braucht und nicht einfach einscannen und weggeschmissen kann:-) – es gibt immer Schnittpunkte und genau um die geht es mir.
Ein weiteres Problemfeld ist die verwendete Software-Umgebung: weil irgendein tolles Programm verwenden, das alle Dokumente in einem eigenen Format abspeichert, toll verwaltet und übersichtlich durchsuchbar macht, nützt nichts, wenn es das Programm in 20 Jahren nicht mehr gibt und oder keinen Computer auf dem es läuft. Noch toller wird es bei Onlineangeboten, die kostenlos sind und meist so Aussagen wie „Unsere Dienste können wir jederzeit ohne Angabe von Gründen einstellen“ beinhalten.

Viele Lösungen landen bei folgendem: Dokumente werden eingescannt, per OCR in Text Umgewandelt und dann beides Zusammen als durchsuchbares PDF abgespeichert. Wo ist dabei noch nicht geklärt. Ob man eine eigene Dateisystem-Ordnerstruktur verwendet oder ein DMS-Programm verwendet, hängt dann von den eigenen Anforderungen ab. Vor allem beim Thema DMS kann auch das Geld eine Rolle spielen.
Es gibt verschiedene tolle Lösungen, die aber entweder teuer sind oder z.B. beim Thema Datenschutz für mindestens Gedanken darüber sorgen, wenn nicht große Bedenken auslösen:
Da wäre die Lösung alles scannen und in Evernote speichern. Das ist wohl die schnellste, einfachste und günstigste Lösung: man kann einfach mit dem Handy „scannen“, hoch laden und fertig. Von jedem Ort und zu jeder Zeit hat man Zugriff auf seine Daten und wenn es nicht zu viel werden (60Mb Upload pro Monat?) auch ganz kostenlos.
Eine weitere Lösung, die ähnlich ist, bietet seit einigen Wochen www.smarchive.de an. Allerdings befindet sich der Dienst im Betatest und bietet leider nur sehr begrenzte Möglichkeiten. Auf Anfrage nach einer Version zur Installation auf dem eigenen Server, bekam ich die Antwort, dass es das nicht geben wird, da die Texterkennung und automatische Sortierung auf einer Funktion beruht, die Daten aller(!) Nutzer benutzt. Also eine lernende Texterkennungsfunktion, wenn man so sagen will.
Zitat:

Ich kann Deine Bedenken, eigene Dokumente in die „Macht“ eines fremden Anbieters zu geben gut verstehen. Ich kann Dir versprechen, dass wir alles getan haben und auch weiterhin alles tun werden, dass Deine Daten bei uns sicher und redundant abgelegt sind. Wir wollen in Zukunft eine Desktop-App rausbringen, die alle Daten auch lokal in einer Datenbank ablegt und synchronisiert. Somit bist du selbst Herr Deiner Daten 🙂

Eine komplett eigenständige Version für den eigenen Server werden wir in nächster Zeit nicht anbieten. Unsere Semantik-Software lernt ja über die Benutzermasse hinzu. Eine separate Installation würde genau diesen großen Komfortgewinn zunichte machen. Unser Ansatz ist ja Dokumentenmanagement für Privatpersonen so einfach wie möglich zu machen! 😉


Außerdem werden einige Daten einfach nicht importiert (keine Meldung warum), der Import ist außerdem auf PDF begrenzt.
Bei den hochgeladenen Dokumenten fehlen auch unbedingt Kommentar/eigene Titel-Felder. Z.B. habe ich eine Anleitung hochgeladen und kann aber nirgendwo eingeben, wovon das eine Anleitung ist. Vorgesehen ist nur ein Absender. Bei Verträgen oder Rechnungen gibt es mehrere Textfelder die teilweise auch automatisch erkannt werden. Also im Großen und Ganzen eine gute Idee.
Ein ähnliches Konzept verfolgt fileee, welches allerdings noch nicht getestet werden konnte, da ich noch keine Beta-Einladung bekomme. Schau es dir doch auch mal an.

Ich habe mich entschieden ein DMS zu verwenden, das auf einem Webserver mit PHP läuft. Meine Hoffnung ist, dass es Webserver noch lange geben wird…Und natürlich das Projekt www.letodms.com
Bevor ich beginnt, muss ich erst einmal klären, wie ich das ganze sortieren will. Also welche Themen / Unterthemen/Ordner ich verwenden möchte. Dzu mache ich jetzt erstmals eine Mind-Map. Dazu habe ich verschiedene Programme installiert und Teste die mal. Als erstes sind die Programme von yWorks dran. Auf der Homepage gibt es einige vielversprechende Beispiele.

Weiter dann im 2. Teil.

(Bildquelle: organized chaos von schnaars)

Google-plus

Google-plus

Ich möchte hier über meine Erfahrungen mit Google plus berichten.
Dieser Artikel ist nie fertig, da er ständig erweitert wird 🙂

Da ja immer noch der Beta-test läuft, kann man nur in Google + kommen, wenn man einer Einladung folgt. Das ist allerdings nicht sehr schwer, da viele Menschen ihre Einladungslinks im Internet posten. Meiner kommt auch gleich hier rein.

Zu erst mal einen Link zu meinem Profil. Ich habe mir überlegt, zumindest das Profil mit diesem Blog zu verknüpfen, bzw. von dem einem zum anderen zu verlinken.

Was mir als erstes auffällt ist die bisher sehr umfangreiche aber auch genauso einfache Einstellung, wer was sehen darf. Man muss nur darauf achten, dass man an allen Stellen die Ansicht beschränkt auf seine Kreise. Dann kann man bei jedem Eintrag, Foto, Video oder sonstigem einstellen, welcher Kreis das sehen kann. Der Vorteil? Man kann theoretisch Partyfotos mit seinen Freunden teilen, aber andere Kollegen bekommen sie nicht zu sehen.

Die beste Datensicherheit hat man aber nur dann, wenn man sie erst gar nicht veröffentlicht.

Dabei sollte man aber nicht vergessen, dass das ganze von Google ist. Was das heißen soll?
Naja, Google ist halt eben die größte Firma im Internet. Manche bezeichnen Google als Datenkrake, was sie sicher auch sind. Zumindest haben sie sehr viele Daten gesammelt und jede Sekunde werden es mehr.
Ein Beispiel: man sucht mit der Google Suche eine Seite, diese ist aber nicht erreichbar. Dann kann man sehr häufig den Inhalt der Seite bis zu einem gewissen grad trotzdem ansehen, nämlich im Google Cache…

Ok dazu schreib ich glaube einen eigenen Artikel…

Jetzt bin ich grad am ausprobieren, was da so alles geht.

Auch den Android-Client werde ich mal testen.

Mein Dank an den hier Google Plus Profilbutton zum Blog hinzufügen

Update Februar 2019: Google+ wird ja im April abgeschaltet. Irgendwie schade 🙂